Qué son los KPIs en ventas y Cómo Medir el Rendimiento de tu Negocio

Lo más probable es que, si estás en un equipo, hayas oído hablar de los KPIs de ventas, ya sea en una reunión de la empresa, en una sesión de estrategia o en una conversación en la cocina cuando te tomas la tercera taza de café del día (te recomendamos reducir el café, de nada 😘).

Es justo decir que la mayoría de los empleados saben que los KPIs de ventas son importantes, pero cuando se trata de entender realmente su significado, por qué son importantes y cómo sacarles el máximo partido, es un poco más turbio, ¿verdad? 🤯

Estamos aquí para aclarar todo esto. En los próximos minutos, leerás todo sobre el significado de los KPIs de ventas, y cómo puedes utilizarlos en tu negocio.

Primero, empecemos con la pregunta del millón.

Qué es un KPI y para qué sirve

El acrónimo KPI significa, por si no sabes inglés🙄, (Key Performance Indicator) «indicador clave de rendimiento».

Como dice su nombre, es una métrica que mide el rendimiento de los proyectos, individuos, departamentos o empresas en términos de metas y objetivos estratégicos.

⭐ Tip: Los KPI son una forma de que las partes interesadas vean si están progresando o si la empresa va por buen camino.

Por ejemplo, un equipo de redes sociales puede tener KPI para los retweets o los seguidores ganados por semana. Para los equipos de redes sociales, estas son métricas cruciales que determinan si están cumpliendo sus objetivos. Tiene sentido, ¿verdad? Pues igual pasa con cualquier otro objetivo dentro de una organización e igual funcionan los KPIs de ventas.

Pero, además de mantener el rumbo de los objetivos, los KPI también tienen otras ventajas 💙. 

¿Por qué debemos utilizar los indicadores de ventas KPIs?

Hacen que los empleados rindan cuentas

Los KPIs pueden hacer un seguimiento del progreso hasta el nivel individual. Si el KPI de un equipo de ventas es el número de ventas mensuales por persona, los jefes de equipo pueden comprender fácilmente en qué medida contribuye cada persona al éxito del departamento en función de si cumple o no sus objetivos.

Permite que los directivos se ajusten

Una vez que los gerentes han establecido los KPI, es más fácil ajustar la estrategia si el equipo o las personas no alcanzan sus objetivos.

⭐ Tip: Esto no tiene por qué significar el despido de los más débiles, sino que puede significar proporcionar formación adicional y orientación a los que tienen problemas 😎.

Asegura de que todo el mundo está de acuerdo

Es probable que cada persona vea el éxito de forma diferente. Por ejemplo, si un miembro del equipo de TI y un contable trabajan juntos en un proyecto, probablemente medirán el éxito de forma diferente.

Los KPIs de ventas establecen una norma y unos objetivos comunes para que todos trabajen, dejando claras las expectativas y las prioridades desde el principio.

Evalúa la salud de la empresa

Los KPIs de ventas ayudan a las empresas a ver objetivamente el rendimiento de la organización. Los KPI financieros, por ejemplo, muestran la rentabilidad, mientras que las tasas de retención de los empleados pueden indicar la fortaleza de la cultura de la empresa.

Así como los KPIs tienen muchos beneficios, también hay muchas maneras diferentes de enfocarlos. En otras palabras, los KPIs no son de talla única, pero tienden a caer en algunas categorías.

¿Cuáles son los diferentes tipos de KPIs?

Algunos KPI son de alto nivel, otros son de bajo nivel dentro de una organización. Algunos KPI se centran en el corto plazo y se miden en días o semanas, otros son a largo plazo y se miden en meses o años.

Al crear los KPI, a veces resulta útil dividirlos en algunos grupos.

Algunas de las categorías más comunes son:

KPIs Operativos

Estos KPIs miden los procesos y la eficiencia dentro de una organización. Estas métricas indican cómo van las cosas en el día a día. Naturalmente, suelen medirse en un plazo más corto que otros KPI.

KPIs Estratégicos

Los indicadores clave de rendimiento estratégicos se centran en objetivos más a largo plazo y de mayor alcance dentro de una organización. Un KPI estratégico puede ser algo como el crecimiento de los ingresos.

Cuando un director financiero echa un vistazo a este KPI, se hace una idea del rendimiento de la empresa 📈.

KPI Adelantado o rezagado

Un KPI rezagado mide los logros pasados, como las ventas anuales del año anterior. Un indicador adelantado es una predicción de lo que probablemente ocurrirá en el futuro, como la satisfacción del cliente. Muchas organizaciones se benefician de la utilización de una combinación de KPIs rezagados y adelantados.

KPIs Cualitativos o cuantitativos

Muchos KPIs son cuantitativos, es decir, pueden medirse fácilmente y asignarles un número, como el número de clientes potenciales cualificados de un blog. Un KPI cualitativo es menos numérico, algo así como la satisfacción de los empleados 💙.

Los KPI anteriores son útiles en toda la estructura de la empresa. Pero lo más fácil es desglosarlos en algunas jerarquías. Puedes utilizar los KPIs para 3 niveles principales de negocio:

1. El nivel de la empresa

Los KPI a nivel de empresa u organización suelen centrarse en la salud y el rendimiento general de una empresa 📈. 

⭐ Tip: Aunque los KPI a nivel de empresa son de alto nivel, asegúrate de que también se centran en aspectos específicos de la organización para poder medirlos con precisión.

Los KPI a nivel de empresa pueden incluir las tasas de retención de los empleados o el valor de vida de un cliente 🤯.

2. El nivel de departamento

Los diferentes departamentos y equipos tienen diferentes requisitos de KPI. Y eso es natural porque se centran en resultados específicos.

Los KPI a nivel de departamento pueden incluir: el tiempo de incorporación para los recursos humanos o para los equipos de marketing, y las tasas de conversión de campañas específicas.

3. El nivel de proyecto

Los KPI a nivel de proyecto suelen ser más específicos que los de nivel organizativo o departamental. En el caso de los proyectos, los indicadores clave de rendimiento analizan el rendimiento antes, durante y después de la finalización del proyecto.

¿Qué es un KPI para ventas?

Ahora que ya sabes qué es un KPI y para qué sirve, voy a hablarte de los indicadores de ventas o qué son los KPIs en ventas.

Los KPIs de ventas miden el resultado o la eficacia de una actividad de venta específica con respecto a los objetivos generales (bastante obvio, ¿no? Seguimos) 😉.

Cuando se trata de KPIs, no hay una solución única para todas las empresas. Hay cientos de opciones posibles en función de los objetivos de su empresa.

⭐ Tip: A la hora de determinar los KPIs de ventas que se deben seguir, es esencial evaluar los principales KPIs de ventas que más se alinean con los resultados que se pretenden alcanzar. Centrarse en las métricas equivocadas puede orientar mal a su equipo de ventas y hacer que todos fracasen 💔.

Pero no te preocupes: hemos reducido el desorden y te vamos a enseñar los mejores KPIs de ventas para juzgar el éxito de tus ventas 😏.

¿Cuáles son los KPIs más importantes?

1. Inteligencia conversacional

Aunque las cuotas individuales y de equipo están intrínsecamente relacionadas con el proceso de ventas, mirar más allá de los números es esencial para alimentar a los clientes potenciales. Ponte en su lugar. Al fin y al cabo, es necesario establecer una conexión emocional más profunda para convencer a los responsables de la toma de decisiones de hoy en día 😉.

Para medir esta relación emocional, utiliza la inteligencia conversacional, posiblemente uno de los KPIs de ventas más importante que deberías seguir, y por una buena razón.

Esta métrica de empatía tan valiosa se analizó en el tercer informe anual sobre el estado de las ventas de Salesforce, que reveló que el 78% de los compradores empresariales buscan vendedores que actúen como asesores de confianza. La forma en que un representante de ventas se conecta con un cliente potencial es un buen indicador del resultado que se obtendrá en el proceso.

⭐ Tip: Para hacer un seguimiento de la inteligencia conversacional, primero necesitarás visibilidad de cada punto de contacto con el cliente. La función de integración de correo electrónico de FindThatLead puede realizar un seguimiento de la inteligencia conversacional ayudándote a implementar y medir el progreso de la conversación durante largos períodos de tiempo.

2. Lead to Win Rate

La Tasa Lead to Win Rate es el porcentaje de Clientes Potenciales que entraron en el embudo de ventas y que ahora son clientes «Cerrados Ganados». Si te ha sonado a chino, te sigo explicando 😎.

¿Qué es la Tasa de Conversión de Clientes Potenciales en «Clientes Ganados»?

La tasa «Lead to Win Rate» es el porcentaje de clientes potenciales que entraron en el embudo de ventas y que ahora son clientes «cerrados ganados«. Esta es una de las métricas de conversión de ventas más omnipresentes y es una fuerte indicación de la adecuación del producto al mercado, el precio y la ejecución de las ventas.

⭐ Tip: También es una métrica clave para alinear tus equipos de marketing, ventas y productos.

Nombres alternativos: Tasa de cierre, Tasa de conversión de ventas

Fórmula de la tasa de conversión de clientes potenciales a ganadores

Recuento (clientes ganados) / Recuento (leads)

Cómo calcular la tasa de conversión de clientes potenciales en clientes ganadores

Digamos que tus esfuerzos de marketing generan 2.000 leads. De esos 2.000, conviertes 150 en clientes potenciales.

Tasa de conversión de clientes potenciales en clientes ganadores = 150 / 2.000 clientes potenciales = 7,5%.

⭐ Tip: En una organización de marketing, el ratio Lead To Win se puede utilizar como una medida de la calidad de los clientes potenciales o de la fijación de expectativas. Una métrica relacionada, que puede ser más significativa para los equipos de marketing, es el seguimiento de la relación entre leads y clientes potenciales.

Los departamentos de marketing también pueden influir en la tasa de cierre probando modelos de precios y puntos de precio.

Para la mayoría de los equipos de ventas, Lead to Win Rate es uno de los KPIs de ventas más conocido, que se utiliza a menudo para medir la eficacia de un representante en la conversión de clientes potenciales en acuerdos cerrados.

⭐ Tip: Es importante analizarlo no sólo por representante de ventas, sino también por región o geografía, por sector o por tamaño de la empresa, por nombrar algunos.

De este modo, se obtendrá un porcentaje elevado, pero también se podrán conocer aspectos como la duración del ciclo de ventas y los puntos en los que se han estancado las conversaciones.

Una forma eficaz de medir las tasas de conversión es analizar el progreso a través de un embudo discreto con etapas definidas. Por ejemplo, observar los clientes potenciales captados por marketing (los que tienen un correo electrónico o un nombre conocido) frente a los clientes potenciales cualificados por marketing (los que marketing considera que están listos para el compromiso de ventas).

Esto suele denominarse ciclo de vida de los clientes potenciales o de los clientes. Los ciclos de vida son útiles para medir las tasas de conversión, ya que proporcionan a las ventas y al marketing un marco de referencia común para el recorrido del comprador.

Seguro que estás pensando en que primero de todo, debes conseguir los leads. Algunas plataformas como FindThatLead ofrecen incluso algunas funciones de software de generación de clientes potenciales para posteriormente llevarlas a tu CRM, ¡lo que te ayuda a aumentar la generación de demanda! 🔥

⭐ Tip: Sin salir de la propia herramienta puedes realizar todas las fases de una estrategia de generación de leads: segmentación, prospección, configuración y envío de campañas de cold emailing, e incluso añadir «Drip Emails»

Todo ello utilizando dos herramientas de FindThatLead: «Prospector» y «Send Emails»

Una vez estemos dentro de «Prospector», vamos a ver estos parámetros que rellenaremos (No hace falta rellenar todos) con los datos que tengamos sobre nuestro mercado ideal:

Una vez rellenados todos estos parámetros la propia herramienta nos generará un listado en .csv con todos los correos electrónicos que hayan coincidido.

⭐ Tip: Recomiendo elegir solamente emails corporativos para realizar nuestra posterior campaña de cold emailing en «Send Emails» sin ningún problema.

Ahora podemos escoger si procesar y descargar el .csv mediante nuestro PC o desde el propio servidor de FindThatLead (Elige este último😉).

Ya teniendo el .csv en nuestro poder tenemos una lista de Prospectos generada (No confundir con leads, el prospecto probablemente aún no esté interesado en tu producto o servicio, un prospecto es una persona que muy probablemente se convierta en un lead, ¿entendido? Seguimos).

El siguiente paso es enviar esta lista de prospectos en .csv a «Send Emails» (Justo la pestaña al lado de Prospector), sin salir de FindThatLead.

Incluso si nunca has utilizado FindThatLead, te lo aseguro, no va a haber problema porque es una herramienta increíblemente intuitiva, tanto como Tinder, imagínate.

Una vez estamos dentro de «Send Emails», cargaremos nuestro .csv y  comenzaremos a configurar nuestra campaña de cold emailing 🤩

En este paso sacamos a relucir nuestra creatividad y nuestras habilidades comunicativas para crear y configurar un drip de cold emails que se enviará a cada Prospect de la lista que hemos cargado para poder convertirlos en leads. (Tenemos algunas plantillas que puedes usar 😏). Aprende todo sobre campañas de Cold Email aquí.

3. Sales Cycle Length

El tiempo medio que transcurre entre el primer contacto con un cliente potencial y el cierre de la operación se conoce como duración del ciclo de ventas.

⭐ Tip: Un ciclo de ventas corto suele ser óptimo. Sin embargo, hay un punto óptimo. No hay que precipitar a un comprador potencial en una venta que no está preparado para hacer. Por el contrario, un ciclo de ventas largo puede hacer que se sientan infravalorados.

Al medir la duración de tu ciclo de ventas, puedes prever las operaciones ganadas basándote en el número de clientes potenciales cualificados en tu cartera de ventas durante un tiempo determinado 😉.

Para obtener la duración media del ciclo de ventas dentro de tu marco temporal especificado, utiliza la siguiente ecuación:

Duración del ciclo de ventas = Duración de todas las operaciones por día / Número total de operaciones

4. Tasa de Conversión de Ventas

El marketing y las ventas deben trabajar en conjunto para calificar los leads y transformarlos en clientes potenciales. Implementar una tasa de conversión de ventas es una forma eficiente de integrar ambos departamentos y aumentar el éxito de las ventas.

En resumen, este KPI de ventas analiza la capacidad de tu equipo de ventas para convertir leads en clientes 💙.

Hay dos ecuaciones más utilizadas para calcular la tasa de conversión de ventas:

1. Tasa de conversión = (Número total de ventas / Número de clientes potenciales cualificados) X 100
2. Tasa de conversión = (Número total de ventas / clics únicos) X 100

⭐ Tip: Recuerda, como te he comentado con antelación, que las campañas de Cold Email son muy buena opción para esta transformación.

5. Tasa de Retención de Clientes

En ventas, la tasa de retención de clientes se refiere al número de clientes recurrentes durante un periodo de tiempo determinado. Como el coste de adquisición de clientes sigue aumentando, ¡la tasa de retención es una estadística vital para cualquier negocio rentable!

⭐ Tip: A estas alturas, no es ningún secreto que retener a los clientes es más rentable que buscar continuamente nuevos clientes potenciales. Según una investigación citada por Harvard Business Review, un aumento del 5% en la tasa de retención de clientes incrementa los beneficios entre un 25 y un 90%.

Para determinar tu tasa de retención de clientes, necesitarás saber

• El número de clientes al inicio de un periodo (S)
• El número de clientes al final de un periodo (E)
• El número de nuevos clientes conseguidos durante ese periodo (N)

Una vez que hayas recopilado esa información, tu fórmula será como la siguiente:

Tasa de retención de clientes = [(E-N) / S] X 100

6. Valor de vida del cliente

El valor de por vida del cliente (CLV) es una predicción informada de los ingresos totales por ventas que se esperan de un solo cliente a lo largo de la relación transaccional. A diferencia de las cuotas de ventas, el CLV anima a los representantes de ventas a desarrollar conexiones mutuas con los clientes potenciales.

⭐ Tip: La métrica CLV es vital para entender el tipo de comprador persona que es más rentable y para adaptar tus estrategias de ventas para dirigirse a clientes similares.

Para configurar la métrica CLV, comienza por multiplicar la tasa media de retención de clientes por el número medio de compras. Una vez que tenga el total, multiplica ese número por el total medio de compras.

CLV = (tasa media de retención de clientes) X (número medio de compras) X (total medio de la operación)

Puede que los estilos de trabajo estén cambiando, pero todavía hay formas de hacer un seguimiento de la productividad y el éxito de tu equipo de ventas mediante el seguimiento de los KPIs de ventas.

⭐ Tip: Por encima de todo, la evaluación exhaustiva de las métricas de ventas con respecto a los objetivos establecidos para tu equipo garantiza un seguimiento adecuado, la mejora de los flujos de trabajo y el aumento de la productividad de las ventas.

El uso de los principales KPIsde ventas, como los seis anteriores, te ayudará a proporcionar una experiencia personalizada a los compradores digitales de hoy en día.

Piensa SMART a la hora de crear KPIs de Ventas sólidos

¡Una forma común y efectiva de crear KPIs es a través de la estructura SMART! 🔥

¿Qué es la estructura SMART?

El acrónimo SMART se aplica a la fijación de objetivos. Los equipos suelen utilizarlo para medir los objetivos relacionados con el rendimiento de los empleados, el desarrollo personal y la gestión de proyectos. SMART significa:

• Específico: ¿tiene el KPI suficientes detalles para evaluar con precisión el progreso?
• Medible: ¿Cómo se va a medir el progreso?
• Alcanzable: ¿Es el KPI realista?
• Relevante: ¿es este KPI útil para la organización?
• Limitado en el tiempo: ¿cuál es el plazo para alcanzar este KPI?

SMART suele ser una fórmula eficaz para desarrollar KPIs de ventas impactantes. Siguiendo los puntos anteriores, «aumentar las ventas» no cumple con los requisitos de los KPI SMART, pero «aumentar las ventas en un 10% para finales de año» es un objetivo medible que proporciona suficiente contexto para evaluar con precisión el rendimiento y el progreso 😉.

Y recuerda, si quieres aumentar tus ventas, solo tienes que dejarte ayudar por FindThatLead, consigue leads y clientes potenciales, ¡y crea campañas inigualables manteniendo claros tus KPIs de ventas!