Cómo escribir una introducción por correo electrónico: Guía completa

Cuando hablamos de la comunicación profesional, la forma en que nos presentamos prácticamente define el tono de nuestras relaciones.

Ya sea que estés contactando a un lead un empleador potencial o lo que sea, la introducción de un email es una de las primeras impresiónes que das.

En esta guía, vamos a ver un poco la importancia de redactar un correo formal introductorio bien elaborado y te daré consejos prácticos para dominar este arte, porque sí, es un arte.

¿Comenzamos?

Entendiendo la importancia de la introducción de un email

El email se ha ido conviertiendo en una forma de comunicación imprescindible en todo lo profesional.

Es rápido, eficiente y nos deja conectar con personas de todo el mundo, esto no es nada nuevo. Pero con todo esto viene un desafío: ¿cómo podemos trasmitir bien nuestra personalidad, profesionalismo e intenciones en algo tan impersonal, formal y efímero?

Se envían 306 mil millones de correos electrónicos cada día, ¿cómo nos diferenciamos?

La primera impresión cuenta: ¿Por qué la introducción de un email es imprescindible?

La introducción de un email es el primer paso a la hora de establecer una relación, funciona igual que cualquier primer impresión, influye significativamente en como somos percibidos.

Una buena introducción de un email va a hacer que el recipiente de tu email, después de haberlo abierto, tenga interés, establezca credibilidad y ponga el escenario para una comunicación positiva.

Una mala introducción a un email va a hacer lo contrario, crear confusión y hacerlo más largo sin ningún tipo de motivo.

El arte de la introducción en un email

Crear una introducción a un email profesional es un poco como pensar qué ropa ponerte en una primera cita. Vamos a ver los puntos claves y elementos para crear una introducción de un email profesional.

Elementos Clave para Introducirte a ti mismo en un email

Cuando escribes una introducción a un email, tienes que pensar bien cada elemento y dónde colocarlo, porque hay unos fijos y es algo medio «cuadriculado», vamos a verlo.

Asunto: Hazlo atractivo

Antes de ver la introducción de tu email, los recipientes van a decidir si abrirlo o no, y eso lo decide el tan buen asunto que hagas. Es lo que va a decidir si tu email se abre o se ignora.

Pero… ¿Cómo haces tu asunto atractivo?

Lo primero, hazlo corto, no te enrolles. Si lo bueno breve, dos veces bueno. La mayoría de los clientes de correo electrónico cortan las líneas de asunto después de unos 60 caracteres, así que intenta hacerlo en menos palabras.

Segundo, sé específico y relevante. Si te estás presentando como un nuevo miembro del equipo, por ejemplo, tu línea de asunto podría ser «Hola de [Tu Nombre], tu nuevo compañero».

Ya para terminar, evita usar mayúsculas o puntuación excesiva, ya que esto puede hacer que tu correo electrónico parezca spam.

El cuerpo del email: Claridad ante todo

El cuerpo de tu correo electrónico es donde te presentas y explicas por qué te estás comunicando. Esta es tu oportunidad para hacer una buena primera impresión, así que aprovéchala.

Comienza saludando a tu destinatario por su nombre, si es posible. Esto añade un toque personal y muestra que te has tomado el tiempo para personalizar tu correo electrónico para ellos.

A continuación, indica el propósito de tu correo electrónico. Sé claro y conciso para asegurarte de que tu mensaje se entienda. Recuerda, tu destinatario probablemente tiene muchos correos electrónicos por leer, así que haz que el tuyo sea fácil de leer.

Para terminar, termina tu correo electrónico con CTA muy claro. ¿Qué quieres que haga tu destinatario a continuación? Ya sea responder a tu correo electrónico, programar una llamada o revisar tu sitio web, asegúrate de que sea claro y fácil para ellos dar el siguiente paso.

Mejores prácticas para un correo formal introductorio

Hemos hablado ya de los elementos clave de una introducción de un email profesional y ahora toca hablar de las mejores prácticas.

Personalizando tu saludo en email basándote en la relación con tu recipiente

La manera en la que saludas a tu recipiente va a establecer el tono del resto de tu email. Vamos a ver algunos tips:

• Si tienes una relación formal con el recipiente: Si estás escribiendo a tu superior, a un cliente o alguien que no conoces lo suficientemente bien, es mejor que te mantengas formal, puedes usar (Sr, Sra, Dr..) y su apellido. Por ejemplo: «Sr Montalvez»
• Si tienes una relación informal con el destinatario: Si estás escribiendo a un colega, un cliente de largo plazo, o alguien que conoces bien, puedes usar un saludo más casual. Usa su primer nombre, como «Hola, Juan».
• Si no estás seguro de tu relación con el destinatario: Si no estás seguro de cuán formal o casual ser, quizás sea mejor pecar de timidín y usar un saludo más formal (yo nunca lo hago 😝). A medida que continúes comunicándote con la persona, puedes ajustar tu tono basado en sus respuestas.

Adaptando el tono de tu correo a diferentes contextos

El tono de tu correo debe coincidir con el contexto de tu mensaje y las expectativas de tu destinatario. Aquí tienes algunos consejos sobre cómo adaptar tu tono a diferentes contextos:

• Si estás escribiendo en un contexto profesional: Mantén tu tono cortés. Usa oraciones completas y sé respetuoso. Por ejemplo, «Te escribo para hablar sobre…»
• Si estás escribiendo en un contexto casual: Puedes usar un tono más relajado y amistoso. Está bien usar contracciones, expresiones coloquiales e incluso emojis (si es apropiado). Por ejemplo, «Solo quería saber cómo…»
• Si estás escribiendo en un contexto persuasivo: Usa un tono confiado y entusiasta. Destaca los beneficios de tu propuesta y usa lenguaje persuasivo. Por ejemplo, «Estoy convencido de que nuestros servicios pueden…» Sé claro y conciso

Sé Claro y Conciso

Cada vez se lleva más lo breve, lo repito de nuevo: Si lo bueno breve, dos veces bueno. Comienza declarando tu propósito.

Tip: No siempre tienes que decir quién eres, es mucho más valioso explicar qué haces y qué valor aportas.

Y eso, usa lenguaje sencillo. No usarías jerga complicada con esa gente ¿verdad? Lo mismo va para tu mail. Y acuérdate, hazlo corto.

Muestra interés

Ahora, imagina que estás en un evento de networking. No te acercarías simplemente a alguien, te presentarías y luego te irías, ¿verdad? Por supuesto que no.

Mostrarías interés en la otra persona. Preguntarías sobre su trabajo, elogiarías sus logros y expresarías curiosidad sobre sus experiencias.

Eso es exactamente lo que deberías hacer en tu introducción por correo.

Tómate el tiempo para aprender sobre tu destinatario y muestra un interés genuino en ellos. No es solo educado, también es una gran manera de construir una conexión.

Termina con un CTA claro

Ahora, es el momento del clímax con un llamado a la acción. Aquí es donde guías a tu lector sobre qué hacer a continuación. Sé específico y facilítalo para ellos, los estás invitando a dar el siguiente paso. Ah, y destaca los beneficios.

Cómo presentarte a ti mismo en un email

Venga, vamos a la parte que esperabas, los ejemplos! Ver ejemplos de la vida real hacen que todo lo que hemos aprendido se vea de otra manera. Así que vamos a ver algunos escenarios donde podrías tener que presentarte via email.

Ejemplo de introducción en un email: Presentandote como nuevo compañero

Así que has conseguido un nuevo trabajo (¡felicidades, por cierto!), y necesitas presentarte a tu nuevo equipo. Aquí te mostramos cómo podrías hacerlo:

Asunto: Soy [tu Nnombre], vuestro compañero.

 

Cuerpo de email: Hola equipo,

Soy [Nombre], vuestro nuevo compañero, estoy encantado de unirme a [Nombre de la Empresa]. Tengo ya [número de años de experiencia] en [tu campo], y estoy deseando aportar mis habilidades y entusiasmo a nuestros proyectos.

Creo firmemente en la comunicación abierta, así que no dudeis en contactarme si tienen alguna pregunta, necesitan mi asistencia, o simplemente quieren charlar tomando un café virtual. Estoy deseando conocerlos a todos y contribuir al éxito de nuestro equipo.

Saludos, [Nombre]

Ejemplo de introducción profesional por correo: Autopresentación a Clientes

Ahora, digamos que te estás presentando a un posible cliente por primera vez. Quieres presentarte, tus servicios y cómo puedes aportar valor a ellos.

Asunto: Soy [Nombre] de [Your Company] – ¡Vamos a conectar!

 

Cuerpo de email: Hola [Nombre de cliente],

Espero que este correo te encuentre bien. En [Tu Empresa] nos especializamos en [describir brevemente lo que hace tu empresa].

Recientemente me encontré con tu perfil y quedé impresionado/a por tu trabajo en [campo del cliente]. Creo que nuestros servicios podrían ser de gran beneficio para tus proyectos actuales y futuros.

Me encantaría establecer un tiempo para hablar más sobre cómo podemos asistirte. Por favor, házmelo saber un momento que te convenga, y podemos programar una llamada.

Espero con interés la posibilidad de trabajar juntos.

Saludos, [Tu Nombre]

Diferentes escenarios: Emails introductorios para cada ocasión

Las introducciones por correo no son de talla única. Dependiendo de la situación, podrías necesitar ajustar tu enfoque. Veamos algunos escenarios diferentes.

Correo formal introductorio para compañeros

Digamos que te has unido a un nuevo equipo, y quieres presentarte a tus nuevos colegas. Así es cómo podrías hacerlo:

Asunto: Soy [Your Name], vuestro nuevo compañero

 

Cuerpo de email: Hola team,

Espero que estes bien. Soy [Tu Nombre], el nuevo [Tu Título del Puesto], y estoy ebcabtadi de formar parte del equipo. Traigo conmigo [número de años de experiencia] en [tu campo], y estoy deseando contribuir a nuestro éxito compartido.

Creo firmemente en la comunicación abierta y la colaboración, así que no duden en contactarme si tienen alguna pregunta, necesitan mi asistencia, o simplemente quieren decir hola. Estoy deseando conocerlos a todos.

Saludos, [Tu Nombre]

Autopresentación en un nuevo equipo

Piensa que has sido asignado a un nuevo equipo de proyecto dentro de tu organización. Quieres presentarte y empezar con buen pie el proyecto. Así es cómo podrías hacerlo:

Asunto: Emocionado/a de Unirme al Equipo – Presentación de [Tu Nombre]

 

Cuerpo del email: Hola Equipo,

Espero que esteis bien. Soy [Tu Nombre], actualmente trabajando como [Tu Título del Puesto] en el departamento de [Tu Departamento]. Estoy encantado de unirme a este equipo de proyecto y espero contribuir a nuestros objetivos compartidos.

Traigo conmigo [número de años de experiencia] en [tu campo], y estoy bastante interesado/a en [aspecto específico relacionado con el proyecto]. Creo en el poder de la colaboración y la comunicación abierta, así que no dudeis en contactarme si tienen alguna pregunta, necesitan mi asistencia, o simplemente quereis charlar sobre el proyecto.

Espero con interés trabajar con todos ustedes.

Saludos, [Tu Nombre]

Presentación a nuevos partners en negocios

Ahora, digamos que estás contactando a un posible socio comercial por primera vez. Quieres presentarte, tu negocio, y expresar tu interés en una asociación. Así es cómo podrías hacerlo:

Asunto:  [Nombre] de [Tu empresa] – ¿Colaboramos

 

Cuerpo de email:

Hola [Nombre del Destinatario],

Espero que este correo te encuentre bien. En [Nuestra empresa] nos especializamos en [describir brevemente lo que hace tu empresa].

Recientemente me encontré con tu empresa, [Empresa del Destinatario], y quedé impresionado por [algo específico sobre su empresa]. Creo que una sociedad entre nuestras empresas podría traer beneficios mutuos y abrir nuevas oportunidades.

Me encantaría establecer un tiempo para charlar más sobre esta potencial sociedad. Por favor, házmelo saber un momento que te convenga, y podemos programar una llamada.

Espero con interés la posibilidad de trabajar juntos.

Saludos, [Tu Nombre]

Ejemplo de como presentarte a ti mismo

A veces, podrías estar contactando a alguien por primera vez sin un propósito específico, como una solicitud de empleo o una propuesta de negocio. Solo quieres presentarte y establecer una conexión. Aquí te mostramos cómo podrías hacerlo:

Asunto: [Su nombre] – ¿Conectamos?

 

Cuerpo del Email: Hola [Nombre del Destinatario],

Espero que este correo te encuentre bien. Mi nombre es [Tu Nombre], y actualmente trabajo como [Tu Título de Trabajo] en [Tu Empresa]. Me encontré con tu perfil y quedé realmente impresionado por tu trabajo en [campo del destinatario].

Siempre estoy buscando conectar con profesionales en nuestra industria, y creo que podríamos aprender mucho el uno del otro. Si estás abierto a ello, me encantaría programar un tiempo para charlar más sobre tu trabajo y compartir un poco sobre el mío.

Por favor, házmelo saber un momento que te convenga, y podemos organizar una llamada.

Espero con interés la posibilidad de conectar.

Saludos, [Tu Nombre]

La plantilla definitiva para tu email de presentación profesional

Ahora, reunámoslo todo con una plantilla que puedes usar como punto de partida para tus propias introducciones por correo electrónico. Recuerda, los mejores correos son personalizados, así que siéntete libre de ajustar esto para que se adapte a tu estilo y situación específica.

Asunto: [Tu Nombre] de [Tu Empresa] – Vamos a Conectar

 

Email Body: Hola [Nombre del Destinatario],

Espero que este correo te encuentre bien. Mi nombre es [Tu Nombre], Nos especializamos en [describir brevemente lo que hace tu empresa].

Recientemente me encontré con tu trabajo y quedé realmente impresionado por [algo específico sobre su trabajo o empresa]. Creo que [tu empresa] y [empresa o trabajo del destinatario] tienen mucho en común, y estoy interesado en explorar cómo podríamos colaborar.

Me encantaría establecer un tiempo para charlar más sobre esto. Por favor, házmelo saber un momento que te convenga, y podemos programar una llamada.

Espero con interés la posibilidad de trabajar juntos.

Saludos, [Tu Nombre]

¿Quieres más ejemplos? Aquí tenemos una lista de plantillas para utilizar en tus emails

Errores comunes a evitar en las introducciones por email

Escribir una introducción por correo electrónico a veces puede sentirse como navegar por un campo minado. Hay tantas cosas que considerar y tantas maneras en que puede salir mal. Pero no te preocupes, estoy aquí para ayudarte. Hablemos de algunos errores comunes y cómo evitarlos.

Tono demasiado formal o casual

Acertar con el tono en tu correo es crucial. Si eres demasiado formal, corres el riesgo de parecer frío e impersonal. Si eres demasiado casual, podrías no ser tomado en serio. 

La clave es encontrar un equilibrio. Sé profesional, pero también sé tú mismo. Muestra algo de personalidad. Y recuerda, es mejor ser un poco demasiado formal que demasiado casual.

Frases largas y complejas

No personalizar tu correo

A todos nos gusta sentirnos especiales, ¿a que si? Así que, haz que tu destinatario se sienta especial. Usa su nombre. Menciona algo específico sobre ellos o su trabajo. Muéstrales que este correo es para ellos y solo para ellos.

Es un pequeño detalle, pero puede hacer una gran diferencia.

No declarar tu propósito cláramente

No dejes a tu destinatario adivinando. Diles por qué te estás comunicando. ¿Te estás presentando? ¿Estás proponiendo una colaboración? Sea lo que sea, decláralo claramente. Establece el tono para el resto de tu correo y permite que tu destinatario sepa qué esperar.

Olvidar revisar

Los errores tipográficos y gramaticales son como obstáculos. Interrumpen el flujo de tu correo y pueden hacerte parecer descuidado. Así que, siempre revisa tu correo.

Busca errores de ortografía, errores gramaticales y frases torpes. Un correo limpio y sin errores muestra que te importa tu comunicación y la experiencia de lectura de tu destinatario.

Conclusión sobre dominar las presentaciones por email

Así que ahí lo tienes. Hemos cubierto por qué las introducciones por correo electrónico son importantes, los elementos clave de una buena introducción, algunas mejores prácticas y incluso proporcionado algunos ejemplos para diferentes escenarios.

Pero recuerda, estas son solo pautas. Lo más importante es ser auténtico y fiel a ti mismo.

Estos consejos también se aplican a cualquier tipo de carta de presentación, incluyendo LinkedIn

Un correo formal introductorio habla de ti. Es tu oportunidad de mostrarle a tu destinatario quién eres y qué aportas a la mesa. Así que, no tengas miedo de dejar brillar tu personalidad. Sé profesional, pero también sé tú.

Y recuerda, la práctica hace al maestro. Cuanto más escribas introducciones por correo, mejor te volverás en ello. Así que, no te desanimes si tus primeros intentos no salen como planeado. Sigue intentando, sigue aprendiendo, y dominarás el arte de la introducción por correo en poco tiempo.