¿Es Legal Enviar Correos Masivos o Fríos? – Lo Que Dice La RGPD Sobre El SPAM

Hace años que entró en vigor RGPD en España y demás países de Europa. Si estás aquí imagino que ya tienes alguna idea del concepto de la RGPD, políticas de privacidad, cookies, etc…

Si estás visitando este artículo es porque quieres saber si es legal enviar emails en frío, o directamente envíos masivos de emails.

La respuesta es SI, la RGPD no prohíbe enviar emails fríos.

No es la normativa más sencilla de explicar, y creo que un solo post no será suficiente para profundizar sobre este tema, por eso vamos a centrarnos en lo que aquí nos concierne: ¿Es legal enviar emails en frío? ¿Qué dice la RGPD sobre el email marketing y el spam?

Quédate hasta el final que te contaremos cómo cumplir con esta normativa en tus campañas de email marketing, de esta manera evitar multas y sanciones.

Diferencias entre la RGPD, LOPD y la LSSICE y por qué son importantes en el email marketing

Si te soy sincero, una vez yo también tuve muchísimo miedo y dudas sobre si era legal enviar emails en frío o el envío de correos masivos. Pensé que FindThatLead se iba a la mierda.

Lloré de rabia al darme cuenta de lo que nos había costado llegar donde estábamos no había servido de nada (en el mercado español). 

Pero como más indagaba sobre la ley y como con más expertos hablaba veía que tan tan clara no estaba.

POR SUERTE no era tan grave como parecía…

No me quise quedar en la superficie así que hablé con mi abogado.

Además contacté con muchos otros de renombre para que me ayudaran a descifrar la RGPD, LOPD y la LSSICE : La primera ley es Europea y las dos últimas son leyes que dicta la Agencia Española de Protección de Datos, quienes se encargan de que se cumplan en lo que a envío de mails se refiere.

Estas son las 3 leyes que te afectan al envío masivo de correos y son INDEPENDIENTES 

Ya sé todo esto suena un poco (o muy) complicado… pero son temas que sí o sí tienes que tener en cuenta si estás dentro de la Unión Europea.

1. La RGPD : Derecho a la protección de tus datos personales

Lo que debes saber sobre El Reglamento General Europeo sobre protección de datos es que, tu página web debe cumplir con ciertos requisitos que informen y regulen los datos que proporciona el usuario que navega por tu sitio web.

✅ En otras palabras, tienes que incorporar las páginas legales:

• Política de cookies
• Política de privacidad
• Aviso legal.

✅ Agregar el botón de consentimiento de cookies con un enlace a tu política de cookies.

✅ Por lo tanto, es importante cumplir con los Optin: casillas de verificación que se encuentran al momento de rellenar y enviar un formulario, también tienes que agregar un párrafo en el que informes quién es el responsable de los datos y para que finalidad serán utilizados.

2. La LOPD: Cómo consigues los emails.

La ley orgánica de protección de datos es una ley aplicable a España, por lo que si envias campañas de email a personas en españa esto te va a interesar.

Esta ley regula la manera en que recopilas los datos, en este caso, los correos de las personas.

Por tanto, es legal recopilar emails

✅ Si las personas te han dado consentimiento previo: Por medio de formularios de contacto.

✅ Si provienen de fuentes accesibles al público: Listados de colegios profesionales, repertorios telefónicos, perfiles sociales públicos, páginas webs, etc.

Puedes profundizar más leyendo textualmente lo que dice esta ley:

«No se pueden gestionar correos electrónicos, si no hay consentimiento previo. Los correos electrónicos son datos personales y como tales, solo se pueden recopilar datos personales con consentimiento previo o de las llamadas fuentes accesibles al público: repertorios telefónicos, censo, o listados de colegios profesionales. También de medios de comunicación: prensa, radio y tv. Si los datos vienen de fuentes accesibles al público, hay que informar del origen y otorgar plazo de 30 días para que revoque el consentimiento para su tratamiento.»  (LOPD 15/1999 de 13 de diciembre)

Una excelente noticia para los growth hackers que utilizan el outbound marketing (o emails en frío) como estrategia de captación y crecimiento.?

Así que no tengas miedo de utilizar una plataforma como FindThatLead, que se encargan de recopilar, de forma automatizada, los emails corporativos que se encuentran publicados en páginas webs perfiles sociales, es legal enviar emails en frío.

3. La LSSICE: Cómo envías los emails

Por último y no menos importante, la LSSICE es la ley que regula la manera en que envías estos emails.

Para no hacerte muy complicada la lectura, voy a resumirlo en dos reglas:

❌ No puedes enviar publicidad y promociones si las personas no te han autorizado, po lo que la primera comunicación tendrá que ser sin fines comerciales, más abajo te lo explico con un ejemplo de email.

❌ Tienes que informar sobre el tratamiento de los datos y ofrecer la opción de darse de baja de tus emails.

Pero si quieres leer textualmente: ¿Qué dice la ley de cómo tienes que hacer para que sea legal enviar emails en frío? 

“Artículo 21 Prohibición de comunicaciones comerciales realizadas a través de correo electrónico o medios de comunicación electrónica equivalentes

1. Queda prohibido el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas.
2. Lo dispuesto en el apartado anterior no será de aplicación cuando exista una relación contractual previa, siempre que el prestador hubiera obtenido de forma lícita los datos de contacto del destinatario y los empleara para el envío de comunicaciones comerciales referentes a productos o servicios de su propia empresa que sean similares a los que inicialmente fueron objeto de contratación con el cliente.

En todo caso, el prestador deberá ofrecer al destinatario la posibilidad de oponerse al tratamiento de sus datos con fines promocionales mediante un procedimiento sencillo y gratuito, tanto en el momento de recogida de los datos como en cada una de las comunicaciones comerciales que le dirija.

Cuando las comunicaciones hubieran sido remitidas por correo electrónico, dicho medio deberá consistir necesariamente en la inclusión de una dirección de correo electrónico u otra dirección electrónica válida donde pueda ejercitarse este derecho, quedando prohibido el envío de comunicaciones que no incluyan dicha dirección.” Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico (LSSICE 34/2002 de 11 de julio)

¿Qué hacer para que sea legal enviar emails en frío? (No Spam)

Si quieres enviar emails en frío debes cumplir lo siguiente:

✅ Asegúrate de recopilar los emails de fuentes públicas, es decir, puedes adquirir los emails que están listado de forma publica en internet, o utilizar herramientas automatizadas que hagan ese trabajo por ti, por ejemplo FindThatLead.

✅ No envíes publicidad en tu primer correo, simplemente se creativo e incita la conversación, te recomiendo una lectura si quieres aprender técnicas de cómo enviar emails en frío .

✅ Debes adjuntar un texto legal en tu firma de correos, en el debes indicar la normativa del tratamiento de datos e informar que pueden darse de baja y dejar de recibir emails.

¡A que no es tan complicado como parece!

Mira 2 ejemplos de emails

1. Me encantaría poder hablar contigo para poder ayudarte a mejorar tus cierres de ventas ¿Te puedo llamar mañana a las 10? = MAIL NO COMERCIAL QUIERES VER SI PUEDES AYUDARLE
2. ¿Quieres conseguir emails a granel. Por 49 euros tendrás hasta 500 emails CADA MES. Entra en FindThatLead y te explicamos más = MAIL COMERCIAL, QUIERES VENDER YA EN EL PRIMER CONTACTO.

Aquí puedes ver otras plantillas de correo para inspirarte en tu envío masivo de mails.

Lo que debes saber antes de enviar emails en frío

En primer lugar, recuerda que debes calentar tu cuenta de email, esto evitara que caigas en la bandeja de spam.

Por otra parte, debes conocer los aspectos básicos de la RGPD aplicada akl envío de emails, lo hemos visto en este post pero te lo voy a resumir son 3 palabras: No hagas SPAM, el spam es ilegal!

Pero el envío de emails masivos no. Cumplir con la normativa es muy sencillo, solo tienes que utilizar las herramientas correctas y asegurarte que tus emails aporten valor, ofrece soluciones a personas que pueden necesitar tus productos o servicios.

¿Cómo cumplir la ley a la práctica en todos tus emails

¿Has visto que no es tan grave como parecía de entrada?

¿Ves cómo SÍ es legal enviar emails en FRÍO?

Solo hay que CREER Y AMAR  lo que haces y tener la certeza que eso que tú tienes a la persona que hay detrás de ese email le pueda ser GRAN ayuda. 

A partir de su reacción (positiva), ya puedes empezar a interactuar con él. Tienes su permiso.

…Si no dice nada, no. 

¿Te han quedado dudas? Mira lo que nuestro asesor Alessandro Mazzi aconseja sobre la RGPD y los emails en frío.

Ponte en contacto con Alessandro en info@alessandromazzilegal.com para una consulta.

El GDPR y el Email Marketing

Bien.

Antes de profundizar en el correo electrónico frío y su relación con el GDPR.

Tenemos que entender qué significa el consentimiento bajo la nueva regulación.

Y el GDPR describe el consentimiento como:

«Indicación libre, específica, informada e inequívoca de los deseos del interesado por la cual él o ella, mediante una declaración o la acción afirmativa clara, significa que está de acuerdo con el procesamiento de datos personales relacionados con él «.

Los principales cambios con respecto al consentimiento, en comparación con el antiguo reglamento, están en negrita.

Vamos a explorarlos en DETALLE:.

# 1 – No hay lugar para la duda

Al procesar datos personales de un residente de la UE, debes estar seguro de que la forma en que se recopila el consentimiento no deja lugar a dudas acerca de las intenciones del sujeto al proporcionar su consentimiento a los datos personales que se procesan.

¿Qué significa esto en la práctica?

Esto significa que el residente de la UE (o sea tú) desde que está almacenando los datos debe ser plenamente consciente de los propósitos detrás de los cuales recopila esos datos.

¿Para qué es?

¿Es para ofrecerles tus servicios? ¿Para discutir posibles asociaciones? ¿Para explorar posibles oportunidades de empleo? .

Cualesquiera que sean las razones, tienes que explicarlas.

# 2 – Acuerdo expreso

Debe haber una indicación positiva por parte del residente de la UE para compartir sus datos personales con usted.

Esta indicación no puede basarse en el silencio, las casillas marcadas previamente o la inacción en nombre del sujeto de los datos.

Estas técnicas de marketing utilizadas para eliminar la fricción y aumentar la recopilación de datos no se permitirán después del 25 de mayo. NO SE PERMITIRÁN.

¿Cómo tiene que ser ese acuerdo expreso?

El sujeto de los datos debe aceptar expresamente (por ejemplo, marcando activamente una casilla) que sus datos sean procesados ​​para fines específicos.

# 3 – Consentimiento informado

Por último,

TEN CLARO ESTO: el consentimiento debe ser informado.

El sujeto de los datos debe tener información clara antes de dar su consentimiento.

¿Qué información tiene que tener?

Tiene que saber:

Quién eres, cómo retirar su consentimiento y otra información que garantice un procesamiento justo.

Puedes ver una lista completa de toda la información que necesita proporcionar a los sujetos, lea el Artículo 14 de GDPR.

¿Qué va a pasar con el correo electrónico frío bajo el GDPR?

¿Eres un generador o comercializador de clientes potenciales que envías decenas o cientos de correos electrónicos al día a clientes potenciales  a través de campañas de correo electrónico en frío?

Entonces aquí es dónde tienes que prestar TODA TU ATENCIÓN.

Pero…

¿Es que tienes que dejar de hacer emails fríos bajo el GDPR?

ROTUNDAMENTE NO.

ATENTO AQUÍ:

¿Tendrás que tener en cuenta algunos cambios?

Sí, y por eso tienes que seguir leyendo para obtener una lista detallada de los cambios que necesitas abordar.

Cambios que debes hacer para que sea legal enviar emails en frío bajo el GDPR

Sí, es cierto.

La nueva regulación afecta al correo electrónico frío.

¿Cómo afecta a esos emails que antes sí podías hacer?

Tienes que tener muy presente que bajo el GDPR no se te permitirá ponerte en contacto con un residente de la UE para anunciar sus servicios / productos sin su consentimiento expreso.

El GDPR solo cambia el juego para los residentes de la UE: personas que residen en la Unión, independientemente de dónde se encuentre su compañía.

Aquí hay una lista de los países miembros actuales de la UE.

¿Eso quiere decir que puedes contactar al resto del mundo siguiendo las regulaciones actuales?

Sí, claro que puedes.

Eso sí, mantén tus listas dirigidas y asegúrate de aplicar ciertas tácticas para las personas dentro de la UE.

¿Qué quiere decir esto?

Esto quiere decir que los correos electrónicos de los prospectos tendrán que ser recopilados y utilizados para un propósito específico.

Que el consentimiento debe darse para cada propósito y no agruparse.

Esto significa que tendrá que solicitar el consentimiento explícito de la misma persona para CADA CAMPAÑA O PRODUCTO DIFERENTE para el cual se está comunicando con ellos.

Pero… y ¿cómo se lleva esto a la práctica?

El consentimiento del sujeto de los datos debe obtenerse antes de enviarles material de marketing y el consentimiento debe estar activo.

Incluirás:

Una casilla en la que el candidato marque la respuesta a una pregunta clara en tu primer correo electrónico.

Este es un consentimiento suficiente porque tú ya indicaste de forma clara tu propósito. El propósito de tu email.

También se debe informar al líder, lo que significa que él / ella tendrá que conocer información específica sobre la compañía y el controlador de datos (nuevamente, consulte el Artículo 14 de la GDPR).

Todos los correos electrónicos son considerados información de identificación personal

Tienes que tener en cuenta que no importa si se trata de un correo electrónico personal o de trabajo.

SÍ. DA IGUAL.

En principio, si un correo electrónico contiene cierta información sobre una persona (nombre, apellidos, iniciales) ya es suficiente para que el correo electrónico se considere información protegida por el GDPR.

¿Y los correos electrónicos no personales ?

Éstos sí están * fuera del alcance de GDPR.

Los correos electrónicos como info@dominio.com o hello@dominio.com no están asociados con ninguna información identificable, por lo que el envío de correos electrónicos fríos sin el consentimiento de estas cuentas debe ser un juego justo.

* Este problema aún no está claro todavía. Queda por confirmar después de que la ley entre en vigencia y aparezcan nuevos casos.

En este artículo te dejo una guía sobre cómo enviar correos masivos.

Este es un resumen de los pasos comunes.

Los pasos que debes seguir para estar seguro al hacer un correo electrónico frío bajo el GDPR, o al escribir un email y enviar correos electrónicos no solicitados a potenciales futuros clientes.

Obtén el consentimiento conforme al GDPR a través de un formulario de consentimiento o una respuesta

La opción más segura que debes seguir utilizando envíos de correos masivos para la generación de prospectos es crear un plan con un «Formulario de consentimiento», y a partir de ahí tener una base de datos con los usuarios.

Tienes que enviarle al cliente potencial antes de hacerle llegar cualquier material comercial o de marketing.

¿Qué debe contener el formulario de consentimiento?

• • La identidad de tu empresa
  • Los fines para los cuales los datos serán utilizados en su empresa.
  • Cualquier información adicional que sea necesaria para que el conductor pueda comprender el procesamiento de los datos a los que se les pide que den su consentimiento (por ejemplo, terceros con los que se pueden compartir los datos)
  • La existencia del derecho de acceso y el derecho de rectificación de los datos personales.
  • La existencia del derecho a objetar al procesamiento y el derecho a ser olvidado.
  • La existencia del derecho a retirar el consentimiento.

ATENCIÓN. Ten en cuenta:

No almacenes las direcciones de correo electrónico de Lead en un CRM o software similar antes de obtener tu consentimiento expreso.

Mantén tus datos seguros y protegidos

Configura un sistema (copia de seguridad segura y copias archivadas) donde recopiles todos los formularios de consentimiento completados.

Mantén los datos accesibles en todo momento

Para garantizar el cumplimiento del principio de «derecho a ser olvidado».

¿De qué te tienes que asegurar?

Debes asegurarte de que el sistema que construyes te permita borrar los correos electrónicos y los datos recopilados sobre temas de una manera MUY SENCILLA.

Conclusiones de la GDPR en el correo electrónico

Si estás realizando un correo electrónico frío bajo el GDPR dirigido a los residentes europeos.

Primero tienes que comprender los principios de las regulaciones y luego tomar las medidas necesarias para cumplir con dichos principios.

• Sé claro con los sujetos de los datos sobre tu identidad y el propósito de por qué los estás contactando.
• Asegúrate de que has obtenido el consentimiento para enviar correos electrónicos comerciales
• Almacena de forma segura todos los formularios de consentimiento.
• Si estás enviando un correo electrónico frío, solicita tu consentimiento en tu primer correo electrónico y evita incluir cualquier contenido comercial en este formulario.
• Respeta los derechos del sujeto de los datos para acceder y edita tus datos personales, retira el consentimiento dado y, en consecuencia, tu derecho a que se borren todos los datos que procesa (derecho a ser olvidado).
• Asegúrate de que tus destinatarios puedan identificar a tu empresa cuando reciban sus correos electrónicos y que el sistema que has creado te permita almacenar y borrar el consentimiento de los interesados ​​con facilidad.

¿Tienes alguna duda sobre cómo enviar esos emails en frío?

Pues no te cortes, nos encantará resolvértela y ayudarte en todo lo que podamos, somos expertos en la materia y sobre si enviar esos emails en frío es legal, desde el asunto hasta el seguimiento de esos emails.