Qué es una Base de Conocimiento y Cómo puede Beneficiar tu Negocio

Seguro que has escuchado la frase «la información es poder», ¿verdad? Bueno, en el mundo de los negocios esto es más cierto que nunca. La forma en la que manejas tu información puede marcar la diferencia entre ir en círculos o avanzar a pasos de gigante, no te asustes,estamos hablando de algo que puede cambiar completamente tu forma de trabajar: las bases de conocimiento.

No te dejes intimidar por el nombre, te prometo que es más sencillo de lo que suena.

¿Comenzamos?

¿Qué es una Base de Conocimiento?

«¿Qué es exactamente una base de conocimiento y por qué debería importarme?» Déjame contártelo sin rodeos.

Una base de conocimiento es básicamente donde guardas la información clave para tu negocio. No hablamos de cualquier información, sino de la que te ayuda a funcionar de manera eficiente y a brindar un servicio de calidad a tus clientes.

Piensa en ella como una enciclopedia de tu negocio, que contiene desde respuestas a las preguntas más frecuentes de tus clientes hasta guías detalladas sobre tus productos o servicios.

Un ejemplo es la base de conocimiento de FindThatLead.

Definición de Knowledgebase

Entonces, para que te quede claro, una base de conocimiento es simplemente un lugar donde se guarda información útil para tu negocio. Tienes todos los datos que necesitas en un solo lugar, organizados y a tu alcance.

Ya no más dolores de cabeza buscando esa información esencial que parece desaparecer justo cuando más la necesitas.

Importancia de una Base de Conocimientos

Y ahora te estarás preguntando, ¿tanta importancia tiene esto? Tener una base de conocimientos en tu negocio es un verdadero cambio de juego.

Imagina tener toda la información que necesitas siempre a mano, sin tener que revolver cielo y tierra para encontrarla, todo ordenado.

Beneficios de Implementar una Base de Conocimiento en tu Negocio

Vamos a profundizar en por qué es una idea genial tener una en tu negocio.

Mejora de la Eficiencia y Productividad

Puedes pensar en la eficiencia como hacer más con menos. ¿Y quién no quiere eso? Con una base de conocimiento, toda tu información útil está organizada y accesible.

¿Necesitas responder a una pregunta de un cliente? ¿Buscas una guía específica? ¡Boom! Ahí está, justo en tu base de conocimiento.

Esto significa que puedes pasar menos tiempo buscando y más tiempo haciendo cosas que importan.

Ahorro de Tiempo y Recursos

¿Recuerdas la última vez que pasaste horas buscando algo y al final resultó estar justo delante de ti? Bueno, con una base del conocimiento eso ya no existe.

Al tener toda tu información en un mismo sitio, puedes ahorrar mucho tiempo y sinceramente, también algunos dolores de cabeza.

Mejora en la Atención al Cliente

Aquí está el trato, los clientes adoran cuando sus preguntas son respondidas rápidamente y con precisión. Con una base del conocimiento puedes tener exactamente eso.

Toda la información necesaria está al alcance de tu mano, lista para resolver las consultas de los clientes en un abrir y cerrar de ojos.

Cómo Crear una Base de Conocimiento Efectiva

Bien, te he hablado de los beneficios y de por qué deberías tener una base de conocimiento. Ahora, vamos a ver cómo puedes poner todo esto en práctica y crear tu propia base de conocimiento.

No te preocupes, no necesitas ser un genio de la tecnología para hacerlo. ¡Vamos a ello!

Paso a Paso para Crear una Base de Conocimientos

Crear una base de conocimiento no tiene por qué ser complicado. De hecho, es bastante sencillo si lo desglosamos en pasos:

1. Haz una lista de la información que crees que podría ser útil. Podría incluir respuestas a preguntas frecuentes, guías, procedimientos estándar, etc.
2. Organiza esta información en categorías. Por ejemplo, podrías tener una categoría para las «Preguntas frecuentes», otra para «Guías», etc.
3. Crea un sistema para mantener tu base de conocimiento actualizada. Esto podría ser tan sencillo como revisarla una vez al mes para agregar nueva información o actualizar la existente.

Utilizando Software para Crear tu Knowledgebase

Sí, puedes crear tu base de conocimiento usando nada más que una hoja de cálculo o un documento de texto.

Pero, si quieres hacer tu vida un poco más fácil, hay un montón de software genial que te puede ayudar con esto y no, no necesitas un grado en informática para usarlos.

Software Base de Conocimiento: Conociendo las Herramientas

Sabes, no tienes que hacer todo el trabajo duro por tu cuenta. Hay un montón de herramientas de software disponibles que pueden hacer que la creación y gestión de una base de conocimiento sea pan comido.

Pero, ¿cuál es el mejor para ti? Bueno, eso depende de lo que necesites. Así que, déjame presentarte algunas opciones geniales

Tipos de Software de Base de Conocimientos

Primero, es importante saber que no todos los softwares de bases de conocimiento son iguales. Algunos son mejores para grandes empresas, mientras que otros son ideales para pequeñas empresas o equipos.

También están los que están enfocados en la atención al cliente, y otros en la gestión de proyectos internos.

¿Por qué optar por un Software de Base de Conocimiento Open Source?

Un software de base de conocimiento Open Source puede ser una opción genial si estás buscando algo personalizable y con un control total. Además, muchos de ellos son gratuitos, lo que es una buena noticia para tu bolsillo.

8 Software de Base de Conocimiento que debes conocer

Vamos a hablar de algunos de los softwares de bases de conocimiento que podrían ser tus nuevos mejores amigos. Te voy a presentar algunos de mis favoritos, pero siempre ten en cuenta tus necesidades específicas antes de tomar una decisión.

Intercom 

Intercom es un gran punto de partida. Es una plataforma versátil con una gama amplia de funcionalidades. Vamos, es un un software de base de conocimiento fácil de usar. Con Intercom puedes crear, organizar y actualizar tu base de conocimiento sin romperte la cabeza, en forma de helpdesk.

Echa un vistazo.

KnowledgeBase 

¿Buscas una solución sencilla y directa? KnowledgeBase puede ser lo que necesitas. Este software se centra en ayudarte a crear una base de conocimiento eficiente y organizada sin complicaciones innecesarias.

Echa un vistazo.

Help Scout

Help Scout es otra opción que vale la pena explorar. Es ideal si estás buscando algo que te ayude a mejorar tu servicio de atención al cliente. Además, su funcionalidad de base de conocimiento es bastante impresionante, mira esto:

Echa un vistazo.

Kustomer

Si eres de los que piensa en grande puede que quieras echar un vistazo a Kustomer. Esta plataforma está diseñada para empresas más grandes y ofrece un montón de herramientas útiles, incluyendo una funcionalidad de base de conocimiento.

Echa un vistazo.

Crisp

Crisp es una excelente opción para las pequeñas empresas. Ofrece una plataforma simple y fácil de usar para gestionar tu servicio de atención al cliente y tu base de conocimiento.

Echa un vistazo.

Happyfox

Happyfox es una solución completa que puede ayudarte a gestionar todas tus necesidades de atención al cliente. Su software de base de conocimiento es fácil de usar y te ayudará a mantener toda tu información útil organizada.

Echa un vistazo.

Froged

Froged es otro gran software de base de conocimiento que puede hacer tu vida más fácil. Esta herramienta te permitirá crear y gestionar tu base de conocimiento de forma sencilla y eficiente.

Echa un vistazo.

Zoho Desk

Finalmente, tenemos a Zoho Desk. Este software es parte de la suite de Zoho y ofrece un montón de funcionalidades, incluyendo una excelente herramienta de base de conocimiento.

Echa un vistazo.

Y ahí lo tienes, 8 softwares de bases de conocimiento que pueden ser grandes aliados en tu viaje empresarial. Recuerda, elige el que mejor se adapte a tus necesidades y no te estreses demasiado por la elección.

Parece magia, ¿verdad? El poder tener toda tu información vital al alcance de un clic. Ya sea que necesites mejorar la eficiencia, ahorrar tiempo y recursos, o simplemente dar un servicio al cliente que deje a la gente diciendo «¡wow!», una base de conocimiento puede ser tu entrada a todo eso y más.

Ya sabes que hay un montón de opciones top por ahí que pueden ayudarte a hacer todo esto sin volverte loca la cabeza. Así que, ya sea que te decidas por Intercom, KnowledgeBase, Help Scout, Kustomer, Crisp, Happyfox, Froged o Zoho Desk, recuerda: lo importante es comenzar.

Así que, ¿a qué estás esperando?